Alles over notuleren

Wat is notuleren?

Wat is notuleren? Notuleren is het maken van een verslag van alles wat er besproken wordt gedurende een vergadering of overleg. Notuleren wordt gedaan door de notulist. Tijdens een vergadering, brainstorm of meeting legt de notulist vast wat er gezegd wordt, welke actiepunten er worden afgesproken en welke besluiten er worden genomen. Aan het einde van de bijeenkomst worden de notulen, acties en besluiten verwerkt tot een helder verslag.

Waarom notuleren?

Waarom je moet notuleren? De gemaakte notulen zijn na afloop van een vergadering bruikbaar als samenvattend verslag voor de aanwezigen, maar ook voor afwezigen. Op deze manier kan iedereen na afloop van een vergadering nog eens rustig doorlezen wat er besproken is. Mocht er iemand ziek zijn geweest, of om een andere reden afwezig zijn geweest, hoeft deze persoon door het lezen van de notulen niks belangrijks te missen.

Bovendien zorgt het vastleggen van gemaakte actiepunten ervoor dat er een bewijsstuk is van deze afspraken. Mocht iemand zijn of haar actiepunten niet voltooien, kan er altijd teruggepakt worden op de notulen. Zo hoeven slechte smoesjes niet meer geaccepteerd te worden.

Daarnaast is het maken van notulen bij sommige vergaderingen een verplichting. Denk aan een bijeenkomst van de gemeenteraad of een aandeelhoudersvergadering.

Tot slot zijn de notulen super handig in aanloop naar de volgende vergadering. Iedereen kan bekijken wat er de vorige vergadering is afgesproken, zodat hier weer op doorgepakt kan worden. Tevens worden notulen in de toekomst heel handig, wanneer je vastlegt wat er afgesproken wordt tijdens vergaderingen, dan kan hier altijd naar teruggezocht worden. Mocht iemand zich maanden later afvragen wat er is afgesproken over het marketingbudget, dan is deze informatie altijd weer terug te vinden.

Wie maakt de notulen?

De notulen worden gemaakt door een notulist. Wat is een notulist? Een notulist is de persoon die verantwoordelijk is voor het opstellen van de notulen tijdens een vergadering. Het is belangrijk om een goede notulist te kiezen, want notuleren is een vak apart.

Belangrijk is dat de notulist weinig tot geen input hoeft te leveren gedurende de vergadering. Op deze manier kan de notulist gefocust blijven op zijn of haar belangrijkste taak: notuleren. Als je niemand in jouw organisatie hebt die goed kan notuleren, dan is het mogelijk om iemand een cursus te laten volgen. Deze cursussen worden op het internet veelvuldig aangeboden.

Waar in zeer formele settings, zoals een bijeenkomst van de gemeenteraad of een aandeelhoudersvergadering, vaak een vaste notulist is, wordt er binnen veel bedrijven gerouleerd tussen wie notuleert. Daarnaast kan er bij langere meetings voor gekozen worden om een freelance notulist in te vliegen.

Hoe maak je goede notulen?

Het maken van goede notulen is zeker niet makkelijk. Cruciaal bij het maken van goede notulen zijn (1) een goede voorbereiding, (2) het kiezen van een goede plaats, (3) beknopt en uitgebreid kunnen notuleren, (4) beslissingen horen en verwerken en (5) een goede controle.

Wil je snel een paar korte concrete tips om goed te notuleren? Check dan de onderstaande punten:

• Werk met opsommingstekens, dit zorgt voor overzicht
• Werk met tussenkopjes voor ieder agendapunt, en wanneer nodig weer tussenkopjes binnen deze agendapunten. Zo ontstaat er een overzichtelijk geheel.
• Zorg dat je altijd geheel objectief bent, wanneer je dit niet bent zal dit altijd doorschemeren in de notulen.
• Zorg dat je onbelangrijke of dubbele informatie niet notuleert. Je notulen moeten allesomvattend zijn, maar wel zo beknopt als mogelijk. Hierop zijn uitzonderingen mogelijk, bijvoorbeeld vergaderingen waar het wettelijk verplicht is om alles vast te leggen.

Manieren om te notuleren

In het verleden werden notulen nog vaak schriftelijk gemaakt, iets wat we ons nu vrijwel niet meer kunnen voorstellen. Echter, je zou het misschien niet denken, maar er zijn nog steeds bedrijven/organisaties die notuleren op papier. Wanneer je een goed doorzoekbaar archief wilt aanleggen, is het niet aan te raden om op papier notulen te maken.

Vaak wordt ervoor gekozen om te notuleren in Word of Google Docs documenten. Door verschillende mappen aan te maken, is het mogelijk om een redelijk overzicht te creëren. Naarmate de hoeveelheid genotuleerde vergaderingen stijgt, zal het overzicht helaas dalen. Ondanks dat notuleren met Word of Google Docs al beter is dan met papier notulen maken, is er nog een betere optie.

Er zijn meerdere vergadertools op de markt die het mogelijk maken om in een gecentraliseerde digitale omgeving te notuleren. Deze oplossingen zorgen ervoor dat iedere medewerker van een bedrijf/organisatie overzicht heeft in notulen, actiepunten en beslissingen zie voor hem of haar relevant zijn. Vaak kun je met deze tools ook automatisch uitnodigingen voor vergaderingen versturen, verslagen toesturen en additionele documenten uploaden.

Het belangrijkste voordeel van digitaal notuleren met een vergadertool is misschien wel dat informatie uit het verleden nog makkelijker inzichtelijk wordt. In deze tools is vaak een zoekfunctie geïntegreerd, waarmee je binnen enkele seconden kan terugvinden wat er maanden geleden besproken is.

Ook beschikt deze vergadertool over functies zoals intergratie met Microsoft taken en agenda.  http://minutetrack.app