1. Kleine introductie
Misschien ben je momenteel aan het vergaderen met pen en papier of gebruik je een tekstverwerker zoals Word of Google Docs. Maar heb je ooit aan een vergaderapp gedacht? Vergaderen is vaak niet iets waar iedereen blij van wordt, maar het kan een stuk eenvoudiger worden door een vergaderapp zoals Minutetrack te gebruiken. Dit kan als ondersteuning dienen tijdens een vergadering. Maar wat houdt een vergaderapp precies in en wat zijn de voor- en nadelen? In deze blog zullen we je alles vertellen over vergaderapps!
Je wilt natuurlijk zorgen dat je vergaderingen van begin tot eind makkelijker worden. Het is belangrijk dat een vergadering succesvol verloopt en resultaat oplevert. Productiviteit staat bovenaan en er moeten duidelijke beslissingen en actiepunten gemaakt worden waar men direct mee aan de slag kan. Kun jij je hierin vinden? Dan is een vergaderapp misschien iets voor jou!
2. wat is een vergaderapp?
Het gebruik van verschillende apperaten per persoon groeit. Op meerdere apperaten hebben we beschikking over onze informatie. Zo ook met vergaderen. Met een vergaderapp kan je de agendapunten of notulen ook lezen op je mobiel of tablet. Zo kan je altijd en overal een vergadering voorbereiden. Een vergaderapp gaat verder dan alleen maar papierbesparing. Het gaat er niet alleen om dat je digitaal vergadert. Een vergaderapp zorgt voor een overzicht op al je apperaten. Per vergadering heb je alle stukken bij elkaar. Een helder en overzichtelijk dashboard met alle actiepunten voor iedere deelnemer op een rijtje. Ook zijn er integraties met andere software, bijvoorbeeld Microsoft agenda en Microsoft taken. Op deze manier kan jij vanaf elk device de deelnemers taken geven en het in hun agenda zetten.
3. Voor/nadelen van een vergaderapp
Door het werken met een vergaderapp bestaan er veel voordelen voor jouw organisatie. Zo kunnen vergaderingen op ieder device worden voorbereid. Of je nu op kantoor zit of ‘s avonds op de bank zit en nog iets wilt toevoegen aan de agendapunten voor de vergaderingen de volgende dag, dat kan gemakkelijk via je smartphone of laptop. Je hebt altijd de notulen bij de hand zodat je ze altijd kan nalezen indien nodig. Soms kan het voorkomen dat er papieren of documenten kwijt zijn tijdens een vergadering. Met het gebruik van een vergaderapp zijn altijd alle documenten compleet. Daarnaast bespaar je ook nog een hoop papier als je gebruik maakt van een vergaderapp. Maar nóg belangrijker is de besparing op de voorbereiding van een vergadering.
Echter kan een vergaderapp ook nadelen hebben. Zo kan een smartphone voor afleiding zorgen wanneer deze wordt gebruikt tijdens het vergaderen. Het kan zo zijn dat vergaderapps verschillen per browser of device. Wanneer dit erg verschilt kost het meer tijd om de app onder de knie te krijgen! Als laatste is het ook belangrijk dat je van tevoren goed bekijkt of de vergaderapp veilig is. Zeker wanneer een belangrijk bestand op mobiele apparaten te lezen is. Zo kan er voorkomen worden dat een vertrouwelijk document gelezen wordt door iemand die daar niet toe bevoegd is.
Door gebruik te maken van onze vergader-app MinuteTrack, kun je de efficiëntie van je vergaderingen verbeteren en tijd besparen. Probeer MinuteTrack vandaag nog met de gratis 30 dagen proefperiode. ->