In de bouw is het belangrijk om efficiënt samen te werken. Toch zie je vaak dat het in de praktijk anders verloopt dan gewenst. Volgens Paul Bleeker, eigenaar van BENO Projectafbouw, komt dit geregeld door de manier van notuleren tijdens vergaderingen. Volgens Paul was er een oplossing nodig, en die oplossing heeft nu ook een naam: MinuteTrack.
Ieder een eigen manier
Vergaderingen in de bouw worden over het algemeen met een vast groepje mensen gehouden: de projectleider, werkvoorbereider, uitvoerder en de opdrachtgever of zijn/haar vertegenwoordiger. Al deze partijen hebben een eigen belang bij die vergaderingen. De projectleider wil deadlines halen, de werkvoorbereider wil een efficiënte werkwijze en de opdrachtgever wil een goed en betaalbaar verloop van het project.
“Het probleem is dat iedereen een andere manier van werken heeft,” vertelt Paul. “Dat zorgt voor chaos en misverstanden, vooral omdat er vooraf zelden een duidelijke agenda is. Als die er al is, dan is die vaak opgezet in wat ik maar ‘Word-sjablonen’ noem – netjes en geordend op papier, maar zonder een werkbare structuur.”
Dat je in de bouw efficiënt samen wilt werken, mag duidelijk zijn. In de praktijk gaat dat echter vaak anders: “We zien vaak dat na twee of drie maanden er onduidelijkheden en conflicten ontstaan,” vervolgt Paul. Vragen als ‘Wat is er gebeurd?’ of ‘Waarom is er gedoe’ hoor je dan. “Dan blijkt dat er niets zwart-op-wit staat. Er zijn wel e-mails, maar om die allemaal door te spitten kost je zomaar een halve dag.”
Zoeken naar consistente basis
Deze soms kleine misverstanden kunnen leiden tot grote problemen. Projectleiders die elkaar tegenspreken, aannemer-klantrelaties naar de knoppen, projecten die langer duren en een berg aan extra kosten. Volgens Paul zijn de meeste van deze problemen te herleiden uit de manier van notuleren. Kladblaadje hier, verloren e-mail daar.
“Als iedereen op zijn eigen manier werkt, kun je geen consistente basis creëren. We zagen bij BENO dat er een oplossing nodig was die voor iedereen werkt, en zo is MinuteTrack ontstaan.” De basis stond al vrij snel voor MinuteTrack, daarna is er nog drie maanden hard gewerkt aan verbeteringen. “Zo is het systeem ontstaan en de tijdswinst is enorm,” besluit Paul.