Het is essentieel om te leren hoe je goede notulen maakt. Voor nieuwkomers in bestuursvergaderingen kan notuleren een van de lastigste taken zijn. Het kan ook ongemakkelijk zijn voor degene die tijdens de vergadering moet notuleren. Meestal maakt iemand van het administratief personeel de notulen. Het doel is om nuttige informatie van elke vergadering vast te leggen, zodat iedereen in de organisatie gemakkelijk kan teruglezen wat er besproken en besloten is, inclusief het tijdstip en de reden. Notuleren houdt iedereen op de hoogte, bespaart tijd en voorkomt herhaling van onderwerpen in volgende vergaderingen. Hier volgen enkele tips voor het maken van goede notulen en voorbeelden van slechte notulen.
Blijf typen en stop niet om na te denken
Notuleren is anders dan een toets maken. Je hoeft niet te pauzeren en te proberen te herinneren wat er is gezegd. Je hebt jouw aantekeningen bij de hand en kunt gewoon terugkijken naar wat je hebt opgeschreven. Als je stopt om te proberen te herinneren wat er is gezegd, kun je de draad kwijtraken en belangrijke punten missen. Natuurlijk zijn er momenten waarop je moet stoppen met typen en vragen moet stellen. Als je ergens niet zeker van bent, vraag dan om verduidelijking in plaats van later fouten te moeten corrigeren. Stel vragen terwijl het nog vers in je geheugen zit. Vergeet niet dat je niet elk woord hoeft op te schrijven.
Leg alles vast
Het is belangrijk om alles wat gezegd wordt tijdens een vergadering te noteren, zodat de notulen later kunnen worden geraadpleegd om te zien wat er precies is besloten op het moment van de beslissing. Als je tijdens de vergadering de notulen probeert te bewerken, kun je afgeleid raken en de kern missen van wat je wilde vastleggen. Tegelijkertijd moet je nauwkeurig zijn. Noteer ook eventuele onjuistheden, of deze nu feitelijk of procedureel zijn. Als je de correctie meteen kunt opnemen terwijl je de fout noteert, is het later gemakkelijker om te verwijzen naar de correctie.
Vang de essentie van wat er gezegd wordt, niet alleen de woorden
Het is cruciaal om alles vast te leggen, maar ook om de kern van wat mensen zeggen te begrijpen. Als je een zin tegenkomt die belangrijk lijkt, maar niet direct deel uitmaakt van de discussie, maak dan een aantekening. Aan het eind van de vergadering kun je terugkijken en beslissen of deze zinnen in de notulen moeten worden opgenomen. Als je een term niet kent, vraag dan wat het betekent. Het is beter om te vragen dan verkeerd te begrijpen wat er is gezegd of gedaan.
Schrijf in de tegenwoordige tijd en gebruik korte zinnen
Het is belangrijk dat notulen goed leesbaar zijn en in de tegenwoordige tijd worden geschreven. Notulen beschrijven niet wat er is gebeurd, maar wat er gebeurt. De verleden tijd wordt gebruikt voor gebeurtenissen die tot de huidige situatie hebben geleid, zoals de verkiezing van functionarissen of de goedkeuring van een grondwet. De tegenwoordige tijd helpt de lezer het gevoel te geven aanwezig te zijn bij de vergadering. Gebruik de verleden tijd alleen waar nodig om historische gebeurtenissen te beschrijven.
Vat samen wat er is besloten en wanneer het zal gebeuren
Wanneer beslissingen worden genomen, noteer dan duidelijk wat is besloten en wanneer dit zal worden uitgevoerd. Bij handgeschreven notulen kun je een andere kleur inkt gebruiken; bij digitale notulen kun je de tekst vetgedrukt maken en de verantwoordelijke persoon onderstrepen. Dit voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat iedereen zijn beloftes nakomt.
Sluit af met een samenvattende slotzin
Eindig de notulen met een slotzin die de vergadering en de genomen beslissingen samenvat. Dit herinnert iedereen aan de beslissingen en de bijbehorende deadlines. Als je met de hand notuleert, typ de notulen dan aan het einde van de vergadering uit. Als je digitaal notuleert, print ze dan uit en breng eventuele correcties aan. Maak je nog geen zorgen over de opmaak; die kun je later aanpassen.