Via de knop "registreer" maak je eenvoudig een account aan. Je hebt geen betaalgegevens nodig want de eerste maand is altijd gratis, dus maak daar gebruik van.
At the top right of the screen, there is a bell icon. Clicking on this will take you to all notifications. Here you can also adjust the settings.
You can reset your password on the login screen by clicking on 'Reset Password'. We will send an email to the provided email address with a 'Reset Password' button. When you click on this button in the email, you can immediately enter a new password.
While making the minutes, you can add an attachment to each agenda or minutes item. You do this by clicking the three dots on the right side of the line and then choosing an attachment. You cannot add attachments to the meeting at the main level, but you add them at the line level. This way, you have the attachments exactly where you need them.
You do this by adding the topics as references in the 'References' menu option. The decisions you make during your meeting can then be linked via the reference. This way, you build up a file per project, quote, or other freely configurable category.
2. Samenwerken
In elke vergadering heb je de optie om externe deelnemers toe te voegen. Je nodigt hen uit via email en direct na de vergadering ontvangen zij een link naar de notulen en de taken.
Externe deelnemers hebben geen betaalt account nodig om notulen in MeetingTrack te bekijken en om taken voortvloeiend uit de vergadering af te handelen.
Je kan er ook voor kiezen de notulen niet direct na de meeting te versturen maar separaat als pdf.
Yes, when creating a meeting, you can add both internal and external participants. An internal participant is someone who is in your workspace. To invite someone who is not connected to your workspace, invite them as an external participant. People who are not at the meeting but need to be informed with the minutes are added as Informed Users.
You can invite your colleagues to your 'workspace'. Do this by going to workspace » users. You can add colleagues to a specific team via workspace » teams. Once your colleagues are added to the workspace, you can also invite them to meetings and collaborate on creating decision lists.
When opening a meeting, you will find various buttons at the top. With the "PDF" button, you can retrieve the agenda or minutes as a PDF and forward them to the participants. When you conclude your meeting with the "Finish" button, you get the option to automatically send the minutes as a PDF to the participants. Even after concluding, you can still do this automatically with the "Share minutes" button.
3. Vergaderen en notuleren
After making the minutes, you will find the PDF button at the top left. With this, you can export the minutes or agenda as a PDF. Other data cannot currently be exported.
Private decision lists are hidden from everyone who is not added to the participants or informed users, so you can include sensitive information in your decision lists without anyone being able to access it.
Within the app, go to ‘Meetings’ and create a new meeting. You will go through several steps to set up the meeting. Once the meeting is created, you can click on the 'Start' button under the 'Minutes' section. Now you can add the agenda items.
You can upload your own letterhead with logo and texts. Do this by filling an A4-sized image with your letterhead. An A4 paper image template can be downloaded via our app in JPG or PSD format. You can upload your letterhead via the "Workspace" tab, then "Settings", and then "Letterhead". From there, you will find the necessary steps and templates.
4. Ontdek MeetingTrack
Yes, information and manuals can be found on our website under the FAQ and in our blog articles. Furthermore, there are several videos on our YouTube channel that can help you get started. If you can't figure it out yourself, our customer service is ready to help you!
A role includes the rights to view, modify, create, or delete documents / information in an organization. A team is a group of people with access to specific meetings/minutes.
MeetingTrack is beschikbaar in het Nederlands en Engels.
All participants can see in real-time what is being minuted. However, the minutes can only be updated by the chairperson or note-taker of the meeting. When creating a new meeting, the organizer can set roles and choose who will be the note-taker and chairperson. Only one person can take minutes at a time. You can easily take over minute-taking from each other by clicking on the 'Start taking minutes' button at the top right.
5. Tips and Tricks
Via de knop "registreer" maak je eenvoudig een account aan. Je hebt geen betaalgegevens nodig want de eerste maand is altijd gratis, dus maak daar gebruik van.
Op verschillende punten is MeetingTrack uniek in zijn soort, we noemen enkele van de vele voordelen:
Structure
MeetingTrack is ontworpen om gestructureerd te vergaderen en te notuleren. Wij zijn ervan overtuigd dat een duidelijke besluitenlijst veel efficiënter is dan uitgebreide notulen die (bijna) niemand terugleest. Daar is onze software dan ook op ingericht: bespreek de relevante agendapunten, neem besluiten en leg deze kort en bondig vast in de besluitenlijst. Alle deelnemers krijgen automatisch hun eigen acties in hun takenlijst. Zo kom je écht verder en is oeverloos vergaderen verleden tijd!
Complete minutes
Other meeting participants can watch in real-time/live what is being minuted, so you can immediately ensure the creation of complete minutes, leaving little to no work after the meeting!
Complete agendas
With meeting series, you assign your agenda to the next meeting, ensuring no information gets lost.
Automatic task list
MeetingTrack zorgt ervoor dat jouw acties vanuit vergaderingen automatisch terugkomen in je takenlijst. Deze vind je terug onder mijn taken waarna je deze gemakkelijk kan oppakken. Eenmaal afgehandeld zie je dat ook terug in de notulen en komen ze niet mee naar vervolgvergaderingen, zo kun je je tijdens het vergaderen focussen op slechts de relevante acties.
Tracking of changes
Quickly see what has changed during a meeting series in the minutes, actions, and decisions made. This prevents disputes and allows you to precisely track the progress of a project.
Through the settings button at the top right, you can click on Support. Here you can contact our support center. You can also email support@minutetrack.app or call +31 (0)88 5054330 (monday-friday 08:00AM-05:00PM CET/CEST)
Absolutely, we would love to hear from you! You can do this via customer service, reachable at support@minutetrack.app or via the support button at the top right of the website.
At the dashboard, you see an overview of your tasks, upcoming meetings, and notifications. If you have the mobile app set up, you will receive push notifications for your new tasks and tasks that are almost due.
For the desktop version, an up-to-date browser like Google Chrome or Microsoft Edge is recommended with a stable internet connection. For mobile/tablet, the latest version of iOS or Android is recommended.
Payments and Subscriptions
To cancel or change a license, go to Workspace » Settings » Billing Settings. Under this tab, you can find all settings related to licenses, including canceling licenses.
Iedere gebruiker heeft één MeetingTrack-gebruikerslicentie nodig. De licenties zijn overdraagbaar, omdat ze niet gebonden zijn aan één gebruiker. Je betaalt dus alleen voor de medewerkers die gebruik maken van de app. Je betaalt dus per ‘actieve’ medewerker. Verder is het goed om te weten is dat je altijd maar één licentie per persoon nodig hebt en hiermee kunt aansluiten bij een onbeperkt aantal workspaces. Wanneer je dus bij meerdere bedrijven werkt of bijvoorbeeld MeetingTrack ook wilt gebruiken voor je vereniging, dan heb je daarvoor dus niet nog een extra licentie nodig. Vanuit welke workspace jou account een licentie toegewezen krijgt bepaal je zelf (of de workspace eigenaar).
MeetingTrack heeft 1 pakket waar alles in zit. Die kost € 9,95 per maand of € 99,50 per jaar per gebruiker. Wanneer je een abonnement voor een jaar aanschaft, krijg je dus 2 maanden gratis (17% korting).
Goed om te weten is dat je altijd maar één licentie per persoon nodig hebt en hiermee kunt aansluiten bij een onbeperkt aantal workspaces. Wanneer je dus bij meerdere bedrijven werkt of bijvoorbeeld MeetingTrack ook wilt gebruiken voor je vereniging, dan heb je daarvoor dus niet nog een extra licentie nodig.
