Komen er acties, besluiten of taken uit een vergadering? Deze kun je direct vastleggen in de notulen. Zo is voor iedereen meteen duidelijk wie welke taken heeft. Zo voorkom je dat afspraken niet worden nagekomen of iemand taken over het hoofd ziet. Als een externe deelnemer geen MinuteTrack-account heeft, is dat geen probleem; je kunt eenvoudig de taken en notulen ook naar externe deelnemers zonder account sturen.
Taken
Al jouw taken in een overzicht!
Automatische takenlijst
Herinneringen
Je kent het wel; in de vergadering heb je afgesproken een aantal punten op te pakken, maar door de drukte ben je ze toch vergeten. Met MinuteTrack ontvang je herinneringen via mail en de app, zodat je je taken niet meer vergeet en op tijd gedaan hebt.
Automatisch overnemen
Heb je nog geen tijd gehad om al je taken af te ronden? Dat kan natuurlijk gebeuren. Daarom worden niet afgeronde taken en acties automatisch meegenomen naar de volgende vergadering. Zo kunnen ze alsnog worden opgepakt en worden ze niet vergeten. Efficiëntie en opvolging staan centraal in MinuteTrack.
Wijzigingslogboek/tracking
Het gebeurt regelmatig dat taken inhoudelijk wijzigen. Dan is het wel prettig om overzicht te houden; hoe het in eerste instantie was afgesproken en wat er onderweg veranderd is. Dankzij de slimme trackingsfunctie kun je eenvoudig terugzien wat het oorspronkelijke plan was. Zo verlies je geen informatie of context van je vergaderingen en maak je optimaal gebruik van MinuteTrack.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Bij dashboard zie je in een oogopslag je taken, aankomende vergaderingen en notificaties verschijnen. Je krijgt wanneer je de mobiele app hebt ingesteld push notificaties voor je nieuwe taken en taken die bijna vervallen.
Op verschillende punten is MinuteTrack uniek in zijn soort, we noemen enkele van de vele voordelen:
Structuur
MinuteTrack is ontworpen om gestructureerd te vergaderen en te notuleren. Wij zijn ervan overtuigd dat een duidelijke besluitenlijst veel efficiënter is dan uitgebreide notulen die (bijna) niemand terugleest. Daar is onze software dan ook op ingericht: bespreek de relevante agendapunten, neem besluiten en leg deze kort en bondig vast in de besluitenlijst. Alle deelnemers krijgen automatisch hun eigen acties in hun takenlijst. Zo kom je écht verder en is oeverloos vergaderen verleden tijd!
Volledige notulen
Andere deelnemers van de vergadering kunnen real-time/live meekijken met wat er wordt genotuleerd, zo kun je direct sturen op het maken van complete notulen en heb je er na afloop van de vergadering weinig tot geen werk meer aan!
Complete agenda’s
Met vergaderreeksen neem je je agenda iedere keer mee naar de volgende vergadering, zo valt er niets tussen ‘wal en schip’.
Automatische takenlijst
MinuteTrack zorgt ervoor dat jouw acties vanuit vergaderingen automatisch terugkomen in je takenlijst. Deze vind je terug onder mijn taken waarna je deze gemakkelijk kan oppakken. Eenmaal afgehandeld zie je dat ook terug in de notulen en komen ze niet mee naar vervolgvergaderingen, zo kun je je tijdens het vergaderen focussen op slechts de relevante acties.
Tracking van wijzigingen
Zie snel terug wat er gedurende een vergaderreeks is gewijzigd in de notulen, acties en genomen besluiten. Zo voorkom je discussies en kun je precies terugzien hoe een traject is verlopen.
Nee, taken kunnen op het moment alleen worden toegekend vanuit vergaderingen, wanneer deze worden afgerond zullen de taken in de takenlijst verschijnen. Het aanmaken van losse taken zal binnenkort wel beschikbaar zijn.
Taken worden aangemaakt vanuit je notulen wanneer deze worden afgerond. Na het afronden van de notulen met acties vind je bij taken in het menu je openstaande, vervallen taken en voltooide taken. Wanneer je op een taak klikt kan je alle details bekijken; meteen naar de notulen van de vergadering gaan; notities bij de taak opstellen en ervoor kiezen de taak te voltooien of te laten vervallen.
Wanneer je een vergadering open hebt staan vind je bovenaan verschillende knoppen. Met de “PDF” knop kun je de agenda of notulen als PDF ophalen en vervolgens zelf aan de deelnemers toesturen. Wanneer je je vergadering afrond met de “Afronden” knop, krijg je de optie om de notulen automatisch als PDF naar de deelnemers te sturen. Ook na het afronden kun je dit nog automatisch doen met de knop “Deel notulen”.
Kunnen wij jou helpen?
Laat een bericht achter en we komen binnen 2 uur bij jou terug.
