Herken je dat? Je hebt een vergadering gehad en je leest achteraf in de notulen dat er toch zaken anders zijn vastgelegd en afgesproken dan je dacht of wilde. Dat is met MinuteTrack verleden tijd. Want dan kun je live meekijken met de notulist vanaf je telefoon, tablet of laptop en direct feedback geven. Zo komt niemand voor verrassingen te staan en weet iedereen precies wat is afgesproken en vastgelegd.
Notulen
Notuleren was nog nooit zo eenvoudig, leuk en gestructureerd!
Live meekijken
Delen
Bepaal na je vergadering zelf of je de notulen en/of alleen de taken deelt. Het delen gaat eenvoudig en snel, met zowel externe als interne deelnemers van de vergadering. Je privé notities kun je eenvoudig verbergen in de notulen zodat andere deelnemers ze niet zien.
Organiseren
Welke vergadering was het ook alweer? Wat hadden we ook alweer besloten? Zoek snel en eenvoudig in het archief naar eerdere vergaderingen, notulen en afspraken. U kunt ook een referentienummer, projectnummer of naam koppelen aan een vergadering, zodat het zoeken nog makkelijker wordt.
Rechten
Bepaal zelf wie de voorzitter en notulist is binnen je vergadering. Voeg eenvoudig deelnemers toe, of mensen die niet bij de vergadering waren, maar wel geïnformeerd moeten zijn. Zijn er onderwerpen die niet terug hoeven of mogen komen in de notulen? Gebruik dan de privé functie om dit onderdeel onzichtbaar te maken voor alle leden op de definitieve notulen.
Personalisatie
Als je notulen verstuurd van je vergadering aan deelnemers binnen en buiten uw bedrijf, is het natuurlijk prettig dat duidelijk wie de afzender is. Daarom kunnen ze naar je eigen huisstijl aangepast worden. Dit kun je eenvoudig instellen op de desktop versie van het platform.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Alle deelnemers kunnen real-time zien wat er genotuleerd wordt. De notulen kunnen alleen worden bijgewerkt door de voorzitter of notulist van de vergadering. Bij het aanmaken van een nieuwe vergadering kan de organisator/maker de rollen instellen en kiezen wie de notulist en voorzitter zijn. Er kan maar één persoon tegelijk notuleren. Je kunt het notuleren heel eenvoudig van elkaar overnemen door te klikken op de knop ‘Start notuleren’ rechtsboven.
Wanneer je een vergadering open hebt staan vind je bovenaan verschillende knoppen. Met de “PDF” knop kun je de agenda of notulen als PDF ophalen en vervolgens zelf aan de deelnemers toesturen. Wanneer je je vergadering afrond met de “Afronden” knop, krijg je de optie om de notulen automatisch als PDF naar de deelnemers te sturen. Ook na het afronden kun je dit nog automatisch doen met de knop “Deel notulen”.
Een rol omvat de rechten om documenten / informatie te bekijken, wijzigen, aanmaken of verwijderen in een organisatie. Een team is een groep mensen met toegang tot specifieke vergaderingen/notulen.
Dit doe je door de onderwerpen als referenties toe te voegen in de menuoptie ‘Referenties’. De besluiten die je tijdens de vergadering neemt, kun je dan via de referentie aan elkaar linken. Zo bouw je per project, offerte of andere vrij in te richten categorie een dossier op.
Via de menuoptie ‘Referenties’ kun je zelf de categoriën die voor je belangrijk zijn aanmaken. Deze referenties kun je in de besluiten terug laten komen. Een referentie kan bijvoorbeeld een projectnummer, naam, klant of andere categorie zijn waarop jij je notulen en taken wilt bundelen.
Kunnen wij jou helpen?
Laat een bericht achter en we komen binnen 2 uur bij jou terug.
