Bereid moeiteloos je vergaderingen voor en deel de agenda van tevoren met alle deelnemers, ook diegenen buiten je organisatie. Hierdoor gaat iedereen goed voorbereid de vergadering in, zonder onduidelijkheden.
Vergaderen
Vergaderen wordt weer efficiënt met MinuteTrack!
Agenda voorbereiden
Vergaderreeksen
Zijn er bepaalde vergaderingen die regelmatig terugkeren of waarvoor een vervolgvergadering nodig is? In MinuteTrack hebben we hieraan gedacht. Plan eenvoudig een vervolgmeeting of vergaderreeks in. Als er nog openstaande punten, acties/taken of besluiten zijn vanuit de vorige vergadering, worden deze automatisch klaargezet voor de volgende keer. Op deze manier blijft iedereen altijd goed geïnformeerd.
Agenda koppeling
(binnenkort beschikbaar)
Met MinuteTrack kun je heel makkelijk geplande vergaderingen of deadlines van taken toevoegen aan je agenda. Dit kan rechtstreeks binnen het platform of de app, maar je ontvangt ook een mail waarin je de gemaakte afspraken eenvoudig in je agenda kunt zetten.
Deelnemers uitnodigen
Nodig heel eenvoudig iedereen uit voor je vergaderingen, of het nu een team, individu of iemand extern is. Deel van tevoren de agenda, zodat iedereen weet waar het over gaat en wat er van hen wordt verwacht. Zo is de vergadering al efficiënt al voordat deze begonnen is.
Teams
Vergader je vaak met een vaste groep of team? Geen probleem! Maak eenvoudig een team of groep aan, zodat je iedereen snel en makkelijk kunt uitnodigen.
Bijlagen
Tijdens vergaderingen worden vaak documenten besproken of daarnaar verwezen. Voeg deze eenvoudig toe aan het onderwerp van je vergadering. Zodra de vergadering is afgelopen, worden deze documenten zichtbaar voor alle deelnemers, zodat iedereen altijd over de juiste stukken kan beschikken. Efficiëntie ten top!
Veelgestelde vragen (FAQ)
Tijdens het maken van de notulen kan je per agenda- of notulepunt een bijlage toevoegen. Dit doe je door op de drie puntjes aan de rechterkant van de regel te klikken en dan te kiezen voor bijlage. Je kunt dus geen bijlagen toevoegen aan de vergadering op hoofdniveau, maar je voegt deze op regelniveau toe. Zo heb je de bijlagen altijd precies daar waar je ze nodig hebt.
Als je de vergadering start onder het kopje notulen, kun je een of meer besluiten toevoegen onder elk agenda-item door op de knop ‘+ Notulen, besluit of actie’ te klikken. Agendapunten voeg je toe met ‘+ Agendapunt’. Per regel kun je ook bijlagen toevoegen via de knop met de 3 puntjes.
Een rol omvat de rechten om documenten / informatie te bekijken, wijzigen, aanmaken of verwijderen in een organisatie. Een team is een groep mensen met toegang tot specifieke vergaderingen/notulen.
Binnen de app ga je naar ‘Vergaderingen’ en maak je een nieuwe vergadering aan. Je doorloopt dan een aantal stappen om de vergadering aan te maken. Wanneer je de vergadering heeft aangemaakt, kun je klikken op de knop ‘Starten’ onder het kopje ‘Notulen’. Nu kun je de agendapunten toevoegen.
Wanneer je een vergadering open hebt staan vind je bovenaan verschillende knoppen. Met de “PDF” knop kun je de agenda of notulen als PDF ophalen en vervolgens zelf aan de deelnemers toesturen. Wanneer je je vergadering afrond met de “Afronden” knop, krijg je de optie om de notulen automatisch als PDF naar de deelnemers te sturen. Ook na het afronden kun je dit nog automatisch doen met de knop “Deel notulen”.
Kunnen wij jou helpen?
Laat een bericht achter en we komen binnen 2 uur bij jou terug.
